eSocial ( O que é importante você saber )

Em 2108 teve início o eSocial, conheça aqui o que é, os prazos e as providências que você deve tomar para o cumprimento dessa obrigação.


- O que é o eSocial ?
- Nova forma de enviar ao Governo (Ministério do Trabalho, Receita Federal, Previdência Social e Caixa Econômica Federal (gestora do FGTS), as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias para um ÚNICO BANCO DE DADOS na internet.
- O eSocial foi instituído pelo Decreto 8.373/14 e mais detalhes estão no portal www.esocial.gov.br ;
- Todos os sistemas de gestão de pessoas do Brasil deverão ser adequados em função do eSocial;

- O eSocial está previsto para começar em:

Etapa 1 – Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões
- Fase 1: Janeiro/18 – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas;
- Fase 2: Março/18: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos;
- Fase 3: Maio/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento;
- Fase 4: Julho/18: Substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada;
- Fase 5: Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

Etapa 2 – Demais empresas privadas, incluindo Simples, MEIs e pessoas físicas (que possuam empregados)
- Fase 1: Julho/18 – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas;
- Fase 2: Set/18: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos;
- Fase 3: Nov/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento;
- Fase 4: Janeiro/19: Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada;
- Fase 5: Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

Etapa 3 – Entes Públicos
- Fase 1: Janeiro/19 – Apenas informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas.
- Fase 2: Março/19: Nesta fase, entes passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos) Ex: admissões, afastamentos e desligamentos.
- Fase 3: Maio/19: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.
- Fase 4: Julho/19: Substituição da GFIP (guia de informações à Previdência) e compensação cruzada.
- Fase 5: Julho/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

- Antes do início do eSocial
Os procedimentos até hoje adotados pela empresa devem ser revisados, assim como todos os setores envolvidos necessitam estar cientes dos prazos e obrigações, pois haverá um detalhamento muito grande no envio das informações.
- Fique sempre atento às NOVAS ORIENTAÇÕES sobre os procedimentos que precisarão ser seguidos para evitar AUTUAÇÕES e MULTAS;

Revisar:
- Empregador,Filiais,Obras,etc;
- Trabalhadores c/Vinculo Empregatício (Empregados,Menores Aprendizes,PCD,etc);
- Trabalhadores s/Vinculo Empregatício (Sócios,Autônomos,Estagiários,Dirigente Sindical,etc);
- Cargos e funções;
- Local de trabalho;
- Horário de trabalho;
- Ambiente de Trabalho;
- Segurança no Trabalho (EPC, EPI, etc);
- Exames ( Admissionais, Periódicos e Demissionais;
- Dependentes dos trabalhadores no IMPOSTO DE RENDA e PLANOS DE SAÚDE;
- Insalubridade,Pericuosidade a Aposentadoria Especial;
- Programações de Férias;
- Atestados médicos e Afastamentos;
- Benefícios;

No dia a dia
- Admissão;
- Alterações cadastrais e contratuais;
- Alterações no ambiente de trabalho;
- CAT;
- Atestados e Afastamentos;
- Férias;
- Aviso Prévio;
- Demissão;
- Folha;

Quais os objetivos do eSocial ?
- Para os trabalhadores: Garantia de Direitos. Os trabalhadores terão acesso a todos os dados da sua relação laboral com o empregador através da internet;
- Para o Governo: Maior poder de fiscalização na garantia de direitos dos trabalhadores e exigência do cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias pelo empregador;
- Para os empregadores: simplificação de processos, porém esta simplificação só virá quando todos os procedimentos estiverem adequados ao eSocial;

Identificadores no eSocial
Pessoa Jurídica ......... => CNPJ-Raiz/Base de 8 posições
Administração Pública => CNPJ
Pessoa Física ........... => CAEPF constitui em um número sequencial vinculado ao CPF.
( Neste caso, a pessoa física deve providenciar o registro no CAEPF, de acordo com normatização específica da RFB )
Obra ......................... => CNO ( Conversão da antiga Matrícula CEI )
Trabalhador ............. => CPF,NIS(NIT,PIS,PASEP,SUS), DATA DE NASCIMENTO
( Empregado,servidor,militar e trabalhador sem vínculo de emprego e estatutário )

PROCEDIMENTOS A SEREM SEGUIDOS

Admissões
- Efetuar a QUALIFICAÇÃO CADASTRAL do trabalhadaor (batimento de PIS/CPF/NOME/DATA DE NASCIMENTO) no link www.esocial.gov.br;
( Caso apresente algum erro, corrigir os dados antes da contratação )
- Solicitar o Exame Médico Admissional;
- Informar a contratação no eSocial até no máximo 1 DIA ANTES da Admissão (Empresas privadas);

Desligamentos
- Informar ao eSocial quando Aviso Prévio for trabalhado;
- Solicitar o Exame Demissional;
- Informar o Desligamento;

Folha de Pagamento
- O fechamento da folha preferencialmente deve ser efetuado no último dia do mês;
- Todas as alterações salariais, admissões, desligamentos e demais alterações e inclusões devem ter sido enviadas previamente conforme exigência do respectivo evento;

Declaração de Encargos de Família para fins de Imposto de Renda
- Todos os dependentes acima de 12 anos em 2017 e 6 anos em 2018 deverão ter CPF;
- Em caso de dependentes em comum, a Declaração deverá ter a assinatura do cônjuge (IN RFB 1.500/14, artigo 90);
- Uma pessoa só pode ser dependente de uma outra. Exemplo: um filho só pode ser dependente do pai ou da mãe;
- Quem paga pensão alimentícia não pode deduzir como dependente o próprio beneficiado com a pensão;
- Obrigatório informar todos os dependentes no eSocial;

Alterações Cadastrais
- Atualizar e manter sempre atualizado as informações cadastrais da empresa e dos seus trabalhadores, tais como endereço, estado civil,
grau de instrução, dependentes, salários, e outros;

Férias
- As férias devem ser comunicadas com 30 dias de antecedência ao trabalhador, conforme consta na CLT;
- As férias devem ser pagas com dois dias antes do início do gozo;
- Os pagamentos serão informados no eSocial, no mês do pagamento. O afastamento e o retorno das férias também serão informados no eSocial;
- Preparar escala de férias e programação para que não ultrapasse os prazos legais para gozo;

Afastamentos
- Afastamentos com atestado médico a partir de 03 (três) dias deverão ser informados no eSocial;
- Outros afastamentos como licença maternidade, acidente de trabalho, precisarão ser informados no momento da ocorrência;
- Os empregados afastados por mais de 30 dias por doença, acidente de trabalho ou PARTO deverão fazer OBRIGATORIAMENTE o exame médico de retorno no primeiro dia de retorno ao trabalho;

Emendar Férias com Afastamentos superiores a 30 dias.
- Os empregados afastados por parto ou doença a partir de 30 dias deverão fazer o exame médico de retorno obrigatoriamente no primeiro dia de retorno (NR 7, item 7.4.3.3);
- Assim, como as férias devem ser pagas com dois dias de antecedência, as férias só poderão iniciar no 3º dia após o afastamento;
- Tanto o exame médico de retorno, quanto o pagamento e o afastamento de férias precisarão ser informados no eSocial;

Contratação de Autônomos
- Efetuar a Qualificação Cadastral ( NOME, CPF, PIS/PASEP/NIT, DATA DE NASCIMENTO );
- Identificar a atividade para o CBO;
- Se declarar Dependentes, será necessário preencher a Declaração de Encargos para Fins de Imposto de Renda;
- Se trouxer comprovante que já contribuiu para outras fontes, será necessário que esse comprovante identifique o CNPJ da empresa, o valor recebido e o valor descontado de INSS;

Contratação de MEI – Microempreendedor Individual
- Efetuar a Qualificação Cadastral ( NOME, CPF, PIS/PASEP/NIT, DATA DE NASCIMENTO );
- Contratando o MEI para os serviços de Hidráulica, Elétrica,Pintura, Carpintaria, Alvenaria,Manutenção ou Reparo de Veículos, o contratante deverá informá-lo no eSocial;
- Nos serviços citados, haverá o pagamento de contribuição patronal previdenciária no valor de 20% da remuneração paga ao MEI;

Exames Médicos
Todos os empregados deverão fazer os exames médicos, que serão informados no eSocial.
- Admissional: antes da admissão;
- Periódicos : nos prazos previstos;
- Demissional: logo após o comunicado do desligamento. Caso o resultado seja INAPTO, o empregado não poderá ser dispensado, devendo ser encaminhado para perícia médica do INSS;
- Exames complementares: conforme previsto nos laudos, se houver necessidade, o empregado deverá fazer os exames complementares dentro dos prazos previstos;

LTCAT – Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho
- O LTCAT precisa ser atualizado, já que suas informações serão transmitidas ao eSocial (descrição de todos os ambientes de trabalho, todos os riscos e uso de EPI);
- Na contratação de empresas terceirizadas com cessão de mão de obra os laudos deverão de entregues (cópia), para que a empresa informe o seu ambiente com riscos (IN RFB 971/09, art 291);
- Os EPI (Equipamentos de Proteção Individual) serão informações com seus respectivos CA (Certificados de Aprovação);

CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho e PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
- A CAT passará a ser elaborada dentro do eSocial;
- Informar todos os acidentes de trabalho no mesmo dia (em caso de morte) ou no primeiro dia útil após o acidente;
- O PPP passará a ser eletrônico a partir do eSocial e ele contém todas as atividades que o empregado desempenha;
- Caso haja alguma alteração de atividades ou risco do empregado, informar ainda dentro do mesmo mês, para envio ao eSocial;
- O trabalhador terá acesso aos dados do seu PPP;

Contratação de Estagiários
- A contratação de estagiários deve obedecer à lei 11.788/08, que será exigida no eSocial;
- Os estagiários devem fazer Exame Médico Admissional, Periódico e Demissional;
- O supervisor do estágio deve ter formação na área do curso do estagiário (se de nível superior) ou experiência profissional na área.
- O supervisor só pode supervisionar até 10 (dez) estagiários;

Cotas de Aprendizes e Pessoas com Deficiência (PCD)
- Efetuar levantamento para cumprimento de cotas de Aprendizes e Pessoas com Deficiência (PCD);
- Caso haja desligamento de algum aprendiz ou PCD, deve haver imediata contratação de outro, a fim de evitar autuações por parte do Ministério do Trabalho;

Conselheiros Tutelares (só para Prefeituras.)
- Efetuar a Qualificação Cadastral ( NOME, CPF, PIS/PASEP/NIT, DATA DE NASCIMENTO );
- Os Conselheiros Tutelares deverão ter seus cadastros informados no eSocial;
- O tratamento e enquadramento é como Contribuinte Individual;

Processos Administrativos e Judiciais
- Caso haja algum processo para não tributação ou não retenção de tributos, devemos informar no eSocial;
- Este processo deverá ser analisado pelo setor jurídico para avaliar a veracidade de informações e acompanhamento;

Tributações e Cláusulas de Convenção Coletiva
- Todas as empresas informarão ao eSocial as tributações e reflexos dos seus eventos;
- Não será permitido evitar tributação de INSS, FGTS ou Imposto de Renda que não esteja prevista na legislação (salvo se houver processo);

Eventos do eSocial

- Eventos Iniciais -
- Empregador, Estabelecimentos(Matriz,Filiais e Obras), Lotações Tributárias, Tabelas(rubricas,processos,jornada de trabalho,horário contratual, ambiente de trabalho, cargos e funções), Cadastramento inicial de vínculo(ativos e afastados);

- Eventos Periódicos
- Folha de pagamento, 13o.salário, produção rural, contrib.sindical patronal, Sem Movimento(entrega no 1o.mês da ocorrência, caso perdure por anos, entregar Sem Movimento em JANEIRO de cada ano );
- Os eventos periódicos- devem ser transmitidos até o dia 07 do mês seguinte, antecipando-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior, em caso de não haver expediente bancário;

- Eventos Não Periódicos
- Admissão, comunicação de acidente de trabalho, afastamentos/retornos, alteração de salário,exposição a agente nocivo, desligamento e outros;
- Como regra geral, a definição dos prazos de envio dos eventos não periódicos respeita regras que asseguram os direitos dos trabalhadores
caso da admissão e do acidente de trabalho, ou possibilitam recolhimentos de encargos que tenham prazos diferenciados, caso do desligamento;
- O melhor momento para se transmitir os eventos não periódicos e os de tabela é imediatamente após a sua ocorrência. Este procedimento além de impedir possíveis inconsistências, evita tanto o represamento desnecessário de eventos a serem transmitidos quanto o congestionamento de redes pela transmissão de última hora;

Alteração ou Retificação
- Enviar se possível de imediato ou até o dia 7 do mês subsquente caso outro evento não dependa dessa informação;

Validade dos eventos:
- Data Inicio: Início da Obrigatoriedade do eSocial ou abertura da empresa caso posterior a obrigatoriedade do eSocial.
- Data Fim ..: Somente preencher nos casos de encerramento da empresa, fechamento de filial, encerramento de obra, desativação de rubrica, lotaçao tributária, cargo, etc.

Fechamento do eSocial
- Dia 7 do mês subsquente a competência, antecipa caso dia não útil;
- O eSocial será composto de praticamente 2 folhas de pagamento, uma contendo as rubricas referentes a competência mensal da folha, e outra contendo os PAGAMENTOS efetuados na competência da folha (Caixa), isto é, folha da competência anterior paga no 5o.dia útil da competência que está informanda + Adiantamentos Salariais + Antecipação de férias + PLR, etc.
- O processo de fechamento da folha de pagamento só ocorrerá com a entrega da EFD-REINF e a DCTFWEB;

FGTS ............=> Guia será emitida pela CAIXA E.FEDERAL
INSS e IRRF => Guia será emitida pela RECEITA FEDERAL DO BRASIL => DCTFWEB

Como entregar o eSocial ?
1) Entrega via Webservice - Informações geradas pelo sistema de folha,assinadas digitalmente com certificados do tipo A1 ou A3 do tipo e-CPF (e-PF) ou e-CNPJ (e-PJ). (protocolo de envio => recibo de entrega);
2) Diretamente no Portal do eSocial na internet - http://www.esocial.gov.br/, cujo preenchimento e salvamento dos campos e telas já operam a geração e transmissão do evento, módulo simplificado;


Quem pode utilizar o código de acesso, como alternativa ao certificado digital ?
a) o Microempreendedor Individual MEI com empregado, o segurado especial e o empregador doméstico;
b) a Micro e pequena empresa optante pelo Simples Nacional que possua 01 empregado, não incluídos os empregados afastados em razão de aposentadoria por invalidez; e
c) o contribuinte individual equiparado à empresa e o produtor rural pessoa física que possuam até 07 empregados, não incluídos os empregados afastados em razão de aposentadoria por invalidez.
25/07/2018 09:54 | eSocial